L’importance d’intégrer la gestion de l’inventaire et des ventes à un site de commerce électronique

Pour la majorité des détaillants ayant un magasin traditionnel, vendre ses produits via son propre site de commerce électronique va bien au-delà de la création d’un ensemble de produits avec des descriptions, des photos et des prix.

Le cœur des opérations d’un commerce de détail réside habituellement dans un système opérationnel spécialisé qui permet:

la gestion des produits, des prix, des descriptions et des photos;
la gestion de l’inventaire;
la génération de bons de commande aux fournisseurs et la réception de marchandises;
la gestion des diverses transactions de vente, de mise de côté, de retour ou d’échange et de commande spéciale auprès des consommateurs;
la production de rapports d’inventaire et de gestion.

La plupart du temps, les détaillants ont un système de gestion de l’inventaire et des ventes incomplet et déficient en magasin et tentent de mettre en place un site de commerce électronique en silo, sans intégration adéquate.

Ils se retrouvent donc à gérer plus d’un système informatique à la fois, à devoir maintenir l’intégrité des données entre ces systèmes à la mitaine ou via des connecteurs qui nécessitent une maintenance constante. De plus, il devient fastidieux de consolider les données de ventes et d’inventaire au sein de rapports de gestion.

Il existe plusieurs avantages à mettre en place un système opérationnel de commerce de détail intégré au site de commerce électronique ou de vente en ligne. En voici quelques exemples.

Le magasin en ligne traditionnel intégré à la gestion de l’inventaire

Avoir un site de commerce électronique intégré à un système opérationnel de commerce de détail implique normalement une documentation des produits avec les quantités en inventaire, les descriptions et caractéristiques de ces produits ainsi que les photos afin de gérer le tout de façon centralisée sans duplications d’information.

Cependant, d’autres informations et fonctionnalités sont requises pour bien gérer les ventes en ligne, les achats et la gestion de l’inventaire avec un tel système opérationnel de commerce de détail. Voici des exemples de fonctionnalités importantes:

Assurer qu’il y a une mise à jour en temps réel des informations sur les produits, les photos et les quantités en inventaire selon la réception des marchandises, les ajustements d’inventaire ainsi que les ventes ou retours autant en magasin que sur le site en ligne;
Intégrer les factures des ventes sur le web aux rapports de gestion consolidés du magasin;
Permettre l’analyse des résultats des ventes web pour ajuster les commandes des produits aux fournisseurs et mieux gérer les stocks.

Ces fonctions de base sont souvent inexistantes lorsqu’on met en place un site de commerce électronique en silo. On se retrouve alors à vendre des produits qui ne sont plus en stock ou à mal gérer les commandes aux fournisseurs et le niveau de l’inventaire.

Il n’est pas rare de voir un détaillant qui a un site de commerce électronique en silo réaliser après coup que la charge de travail est trop grande pour maintenir des informations à jour sur les produits et que le niveau des ventes en ligne n’est pas aussi bon qu’il pourrait l’être. Les énergies sont dirigées vers des tâches de gestion de l’information sur les produits plutôt que d’être axées sur la gestion de l’inventaire qui représente un coût très important pour l’entreprise.

Le catalogue de produits des fournisseurs accessible à tous vos clients

Saisir l’opportunité de vendre des produits en ligne qui ne sont pas en inventaire en magasin, mais disponibles chez le fournisseur peut s’avérer un choix très profitable. Pour ce faire, il faut permettre aux consommateurs l’achat de produits qui ne sont pas nécessairement en inventaire, mais qui sont facilement accessibles chez le fournisseur via des commandes spéciales.

Un système opérationnel de commerce de détail permet de simplifier la gestion des commandes spéciales des consommateurs et ainsi réaliser des ventes de produits sans assumer le coût de l’inventaire.

Dans cet exemple de commande spéciale, il est important de jumeler aux bons de commande des fournisseurs toutes autres commandes de produits en magasin afin d’amortir les frais de transport et possiblement atteindre un seuil minimum d’achat auprès de ce fournisseur, donnant droit à des escomptes de volume.

En utilisant un système de gestion d’inventaire spécialisé pour le commerce de détail, le bon de commande au fournisseur inclura toutes les informations sur les commandes spéciales des consommateurs sur le web en plus des commandes spéciales en magasin ainsi que les commandes régulières de produits qui sont requis pour l’inventaire en magasin.

Lors de la réception des marchandises, il sera alors possible de voir sur le bon de commande à qui les produits sont destinés et minimiser les délais de livraison en procédant rapidement à l’expédition.

Mettre à profit le catalogue en ligne des fabricants

Certains fournisseurs ou fabricants ont compris comment mieux supporter leurs détaillants respectifs quand un consommateur visite le catalogue en ligne des produits sur le site web corporatif.

Par exemple, un grand fabricant de vélos nord-américain a pris la décision de ne pas vendre directement aux consommateurs et a préféré intégrer le niveau des stocks de ses détaillants en temps réel dans son catalogue web afin de diriger le consommateur vers le détaillant le plus près.

Ainsi donc, dès que le consommateur navigue sur le catalogue web du fabricant de vélo, il voit la disponibilité actuelle du produit auprès de chacun des détaillants dans sa région. En temps réel, la page du produit inclut la liste des détaillants qui ont le vélo en inventaire puisqu’une recherche est faite directement dans le système de gestion d’inventaire de chacun d’eux. Le consommateur peut donc voir où le produit est disponible et décider de le commander directement dans le magasin en question, visiter le magasin en ligne du détaillant ou se rendre directement sur place.

En standardisant ces accès en temps réel, le fabricant évite de supporter lui-même l’inventaire dans ses entrepôts et stimule les ventes de ses détaillants en offrant une information essentielle dans le processus d’achat du consommateur.

Sans système adéquat de gestion d’inventaire, le détaillant ne peut pas bénéficier de cette publicité directe et ainsi attirer en magasin ou en ligne sur son site de commerce électronique un client potentiel pour l’ensemble de son offre de produits et de services.

La gestion centralisée des commandes web chez le fabricant

L’autre forme intéressante de centralisation des commandes web est celle d’un fabricant d’équipement sportif qui prend en charge les achats des consommateurs via son site de commerce électronique corporatif. Une fois la commande payée par le consommateur, il soumet cette commande aux détaillants via un portail web privé en arrière-plan.

Le premier détaillant qui prend en charge la commande du consommateur s’assure de la vente des produits qui ont déjà été payés par le consommateur. Il ne lui reste plus qu’à expédier la marchandise afin de recevoir le paiement de cette commande par le fournisseur.

Dans cet exemple, c’est le détaillant qui prend la responsabilité de la commande et il doit s’assurer qu’il a les items en stock (ou s’il peut les commander rapidement chez le fabricant en commande spéciale) et de les expédier directement au consommateur.

Prendre en charge de telles commandes implique qu’il faut savoir si les produits sont en inventaire en magasin et si la commande a été traitée ou expédiée au consommateur. De là l’importance d’avoir un système opérationnel de commerce de détail qui permet de gérer de tels processus et s’assurer de ne pas perdre de ventes tout en répondant rapidement aux besoins des consommateurs.

Quand vendre sur le web devient plus important que vendre en magasin

Il n’est pas rare de voir un détaillant augmenter significativement ses ventes grâce à son magasin web. Certains détaillants voient leurs chiffres d’affaires sur le web devenir plus importants que les ventes traditionnelles en magasin grâce à leur capacité à commander rapidement les stocks requis ou simplement à offrir un catalogue de produits plus étendu.

Mettre en place un magasin web se doit d’être considéré comme si on ouvrait un nouveau magasin traditionnel. Même si les visites sont virtuelles, les interactions ne sont pas nécessairement moins fréquentes. La gestion des échanges de produits, celle des retours ou celle des suivis de la livraison sont autant de tâches qui nécessitent une gestion adéquate des commandes et des stocks.

Le système de gestion de l’inventaire et des commandes aux fournisseurs est au cœur de l’opération d’un détaillant et peut représenter un avantage stratégique important pour non seulement vendre sur le web mais s’assurer que la bonne information est diffusée aux consommateurs.

Faire confiance à un détaillant en ligne implique que le consommateur peut commander le bon produit, qu’il peut facilement interagir avec le magasin s’il a des questions sur sa commande et qu’il a tous les détails sur l’expédition du produit et son suivi chez le transporteur.

On peut constater que l’intégration d’un site de commerce électronique avec un système complet d’opération de commerce de détail devient si importante que les détaillants optent de plus en plus pour une solution complètement intégrée sous un seul chapeau. Il faut considérer le fait que gérer de multiples systèmes implique de devoir gérer eux-mêmes la connexion entre ces solutions indépendantes et leurs évolutions ou mises à jour.

Il est donc primordial de bien choisir et implanter son système opérationnel de commerce de détail avant d’investir dans un site de commerce électronique. C’est le principal facteur de succès de plusieurs détaillants lors du déploiement de leur site de commerce électronique.

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About the author

Patrice Derome

Patrice Derome oeuvre à titre de consultant informatique depuis plus de 20 ans. Il a réalisé plus de 200 projets dans le secteur du commerce de détail comme expert Lightspeed auprès de détaillants partout au Québec et en Ontario.